MailStore – Zukunftssichere Email-Archivierung

Email-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

In der Praxis

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten Emails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige Emails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle Emails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen.

Kann eine Email als Beweis genutzt werden?

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht ist es auch ratsam Emails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen Emails zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde. Sie gelten aber gemäß § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO7 als elektronisches Dokument grundsätzlich als Augenscheinbeweis. Zudem sind sie oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern Emails in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten. Zusammen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können Emails zudem vom Aussteller oder mittels notariell beglaubigter Handzeichen unterzeichneten Privaturkunden gleichgestellt werden (§ 371a ZPO). Dies begründet die formelle Beweiskraft von Emails und wird als Beweis gewertet, dass in qualifiziert elektronisch signierten Emails enthaltene Erklärungen tatsächlich von den Ausstellern abgegeben wurden.

Anforderungen an eine revisionssichere Email-Archivierung

Grundsätzlich müssen alle relevanten Emails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend, da dies den Anforderungen an die (jederzeitige) maschinelle Auswertbarkeit nicht genügt. Weiterhein stellt eine Langzeitarchivierung im verwendeten Email-System keine geeignete Lösung dar, da die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit (insbesondere Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) schwerlich erfüllt werden können.

(Auszüge aus dem „Leitfaden für Deutschland“ von MailStore.)